Tại sao doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch?

Bất kỳ một ai cũng đều có những mong muốn, những dự định và mục tiêu cho riêng mình. Để thực hiện được tất cả những mong muốn, dự định ấy cần phải có một lượng thời gian nhất định. Do thời gian là hữu hạn nên chúng ta cần phải biết cách sử dụng thời gian một cách hợp lý thông qua việc xây dựng kế hoạch làm việc hiệu quả. Một bản kế hoạch làm việc hiệu quả chính là sự tương thích giữa niềm đam mê và nguyện vọng cá nhân với thời gian phù hợp mà họ sở hữu.

Tại sao doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch?

Sau khi biết được xây dựng kế hoạch và tổ chức công là gì là gì, thì hãy cùng Học Viện PMS tìm hiểu tại sao doanh nghiệp cần lập kế hoạch riêng cho nội bộ, cụ thể:

• Giúp tập trung vào mục tiêu: Điều này giúp cho các nhà quản lý dễ dàng tập trung vào mục tiêu chính của của công ty, từ đó có phương án triển khai sao cho phù hợp nhất.

• Tối ưu hóa nguồn lực: Việc có kế hoạch cụ thể sẽ giúp cho việc phân bổ nhân sự phù hợp, đảm bảo được tiến độ và chất lượng công việc. Giúp cho mỗi người hiểu được vai trò mình sẽ làm gì và từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.

• Giảm thiểu rủi ro: Trước khi bắt đầu một dự án nào đều phải có mục tiêu. Vì thế mà ngay từ đầu các nhà quản lý cần phải có một bản kế hoạch cụ thể để tính toán và cân nhắc các phương án sao cho tối ưu nhất để tránh lãng phí nguồn lực và giảm tải sự rủi ro hoặc những vấn đề phát sinh.

Hướng dẫn 7 bước xây dựng kế hoạch làm việc hiệu quả

Bước 1: Lên danh sách các công việc cần làm

Ở bước này, trước tiên bạn cần suy nghĩ thật kỹ và sau đó hãy ghi thật chi tiết các công việc sẽ phải làm trong ngày, tuần hoặc tháng, năm. Các công việc càng ghi được đầy đủ, rõ ràng bao nhiêu thì sự chủ động trong việc thực hiện sau này càng dễ dàng bấy nhiêu. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào thực tế, bạn cũng có thể thay đổi linh hoạt các kế hoạch như thêm hoặc bỏ bớt các công việc sao cho vẫn đạt được kế hoạch đã đề ra.

Bước 2: Thiết lập các mục tiêu tương ứng

Sau khi lên danh sách để lập kế hoạch công việc bạn cũng cần phải thiết lập các mục tiêu phù hợp với các công việc. Mục tiêu này có thể là về thời gian, về kết quả mong muốn đạt được. Các bạn cần lưu ý rằng, để mục tiêu là phù hợp, cần phải bám sát với mong muốn và khả năng của chính bản thân các bạn. Nếu đặt mục tiêu quá cao, không mang tính thực tiễn và lạc quan thái quá thì bạn sẽ chẳng thể nào đạt được và không khéo còn làm giảm ý chí thực hiện các công việc khác.

Bước 3: Sắp xếp thứ tự các công việc

Với bước này, bạn nên cân nhắc để sắp xếp, xây dựng kế hoạch công việc đã liệt kê ở trên theo thứ tự cấp bách, quan trọng hoặc theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành. Việc sắp xếp này sẽ làm cho bạn loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và các nguồn lực khác mà vẫn đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Bước 4: Tập trung làm việc

Khi nào làm bất cứ chuyện gì, bạn nên tập trung vào việc đó. Sự tập trung sẽ giúp làm việc có hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Nói như vậy không có nghĩa là khi làm việc, bạn chỉ biết mỗi một việc đang làm, mà bạn còn phải để quan tâm tới các việc khác nữa, nếu có thể thì kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian.

Bước 5: Linh hoạt trong việc xây dựng kế hoạch làm việc

Thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và cũng như những gì ta trù định. Đó là lý do tại sao người ta rất dễ lúng túng với những công việc mới. Bạn không thể nào biết được những việc bất ngờ phát sinh và sắp xếp kịp thời gian để giải quyết chúng. Những người chưa thạo việc đôi khi còn phải lấy quỹ thời gian cá nhân để giải quyết công việc chung.

Bước 6: Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch

Để biết bản thân đã làm được đến đâu và được bao nhiêu phần của mục tiêu, liệu có hoàn thành được mục tiêu của mình đúng hạn hay không, bạn cần phải liên tục xem xét, đối chiếu giữa mục tiêu và thành quả của mình. Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch ngoài việc khích lệ bản thân hoàn thành mục tiêu đề ra một cách tốt hơn thì nó còn giúp bạn phát hiện ra những điều bất hợp lý trong bản kế hoạch, từ đó tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết.

Bước 7: Tự tạo động lực cho bản thân

Đừng bao giờ mong muốn và trông chờ người khác khen thưởng bạn, hãy tự khen thưởng cho bản thân khi hoàn thành một công việc, một mục tiêu nào đó. Tự tạo động lực – Tự khen thưởng để tiếp tục thực hiện các mục tiêu còn lại của bản thân, để cổ vũ cho ý chí và tinh thần làm việc của bạn.

Trên đây là những thông tin, tầm quan trọng và 7 bước để xây dựng kế hoạch làm việc hiệu quả. Hãy bắt đầu lên kế hoạch từ hôm nay để có được kết quả tươi sáng vào ngày mai. Chúc các bạn thành công.

Để nâng cao khả năng lập kế hoạch công việc bài bản, các bạn có thể tham khảo ngay Khóa học lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả và tối ưu được chia sẻ thực tiễn hết sức sinh động, giàu tính ứng dụng của Giảng viên là các Chuyên gia giàu kinh nghiệm.